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Docutain App im Test – Dokumente scannen und verwalten

by 20. November 2020
Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Rezepte oder andere Dokumente - mit „Docutain“ lassen sich Dokumente im Handumdrehen scannen und verwalten, sodass diese von ĂŒberall aus griffbereit zur VerfĂŒgung stehen. Ich habe mir die Dokumentenmanagement-App der in Koblenz ansĂ€ssigen INFOSOFT GmbH nĂ€her angesehen.

Test: Docutain

Docutain Beste Scanner App 2019

Datenschutz und Sicherheit

Vor der Installation der App wollte ich wissen, wie Docutain mit den Daten umgeht und welche Zugriffsberechtigungen die Anwendung benötigt.

Docutain ist eine App „Made in Germany“ und stammt von der INFOSOFT Informations- und Dokumentationssysteme GmbH mit Sitz in Koblenz. Beim Umgang mit dem Daten gibt sich das Unternehmen transparent.

SĂ€mtliche Daten werden ausschließlich lokal auf dem EndgerĂ€t gespeichert und können zusĂ€tzlich durch den Anwender mit einer VerschlĂŒsselung versehen werden. Die VerschlĂŒsselung verhindert, dass Dritte die Dokumente im Klartext lesen können. Sollte man die verschlĂŒsselten App-Daten in die Cloud laden, muss man keine Angst haben, dass Dritte mit Zugriff auf die Cloud auch Zugriff auf die Dokumente erhalten. Der SchlĂŒssel, der fĂŒr die VerschlĂŒsselung genutzt wird, wird durch ein bei der Ersteinrichtung vom Benutzer eingetragenes Passwort generiert. Dieses Passwort sollte man sich gut merken, denn damit Docutain dem User maximale Sicherheit gewĂ€hrleisten kann, wird das Passwort zu keiner Zeit bei Docutain gespeichert. Somit gibt es auch keine Möglichkeit, das Passwort bei Verlust wiederherzustellen.

Fehlerberichte und Statistiken zur App-Nutzung werden durch das Microsoft App Center gespeichert. Die Erhebung solcher Analysedaten ist ĂŒblich, jedoch sind diese anonymisiert und enthalten keinerlei persönliche Daten.

Die Zugriffsberechtigungen der App umfassen die Kamera, worĂŒber der Dokumentenscan erfolgt, den Speicher, zum Speichern der gescannten Dokumente und den Internetzugriff, sofern man Daten in die Cloud ĂŒbertragen möchte.

Einsatzzwecke und Funktionen

Einfacher und schneller Scan

Docutain verspricht mit jeder Art von Dokument zurecht zu kommen. Anwendungsbeispiele sind:

  • Digitalisierung von Rechnungen und Belegen
  • Verwaltung von VertrĂ€gen jeglicher Art
  • Scannen und Verwalten von Kochrezepten aus Zeitungen oder Screenshots
  • Zusammenfassung von Bedienungsanleitungen
  • Digitalisierung von Hausaufgaben und ArbeitsblĂ€ttern

FĂŒr einen Testlauf habe ich mir also einen Ordner geschnappt und unterschiedliche Dokumenttypen gescannt.

Der erste Scan erfolgte ĂŒberraschend schnell und einfach. Smartphone-Kamera ĂŒber das Dokument halten, auf das grĂŒne Overlay warten und den Rest erledigt Docutain. Im automatischen Modus löst die App bei perfekter Ausrichtung ohne Zutun des Anwenders aus. Im manuellen Modus muss der Nutzer – wie der Name schon sagt – selbst die Auslösetaste bedienen.

Ideale LichtverhĂ€ltnisse oder ein kontrastreicher Hintergrund sind keine Voraussetzung. Der Scan funktionierte in den meisten FĂ€llen ohne Hindernisse. Sollte der Abstand zum Dokument nicht stimmen, weist die App den Nutzer darauf hin, die Kamera nĂ€her zum Dokument zu bewegen. SchĂ€rfen, Ausschneiden und Ausrichten erfolgt in der automatischen Nachbearbeitung. NatĂŒrlich ist es auch möglich eigene Bearbeitungen (Schneiden, Drehen, Filter) vorzunehmen.

Umfangreiche Verwaltung

Gescannte Dokumente lassen sich mit Metadaten (Bezeichnung, Datum, Schlagwörter, Adresse, Betrag, Steuerrelevanz) versehen und nach Dokumententypen (Rechnungen, Rezepte, Zeugnisse usw.) kategorisieren.

Ähnlich einem klassischen Ordner – nur eben digital – lassen sich sĂ€mtliche in Docutain gespeicherten Dokumente nach den mitgegebenen Metadaten dursuchen. Mit Hilfe von OCR (Texterkennung) ist es sogar möglich direkt im Textinhalt der Dokumente zu suchen. ZusĂ€tzlich können aus der App heraus Dokumente als durchsuchbares PDF oder als Bild (JPG) geteilt werden.

PDF und Cloud

GrundsĂ€tzlich speichert Docutain sĂ€mtliche Dokumente in einem Dateiformat, das sich ausschließlich mit Docutain öffnen lĂ€sst. Der Export in das Format PDF kann ĂŒber die Einstellungen aktiviert werden, ist allerdings Nutzern der Pro-Version vorenthalten.

Ein praktisches Feature, um Docutain auch gerĂ€teĂŒbergreifend von ĂŒberall aus nutzen zu können, ist die Cloud-Anbindung. UnterstĂŒtzt werden folgende Cloud-Anbieter: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud und ownCloud.

iOS, Android und Windows

Docutain lĂ€sst sich auf so ziemlich jedem EndgerĂ€t installieren. Apple iOS und Android Nutzer können die App komplett kostenfrei im jeweiligen App-Store herunterladen. Auf Werbung verzichtet INFOSOFT erfreulicherweise. Ein Upgrade auf Docutain Pro ist als In-App Kauf möglich und kostet einmalig 4,99€. Docutain Pro bietet unter anderem einen Batch-Scan, eine Erinnerungsfunktion und die Möglichkeit, PDF Dateien zu importieren. Hier ein Überblick zu den Pro-Features:

Docutain Pro Funktionen

Neben der App gibt es Docutain auch als Windows Anwendung. Im Gegensatz zur App-Version ist die Desktop-Version im Rahmen einer 14-tĂ€gigen Testphase kostenfrei nutzbar. Im Anschluss an die Testphase ist es möglich Docutain Desktop fĂŒr 24,99€ jĂ€hrlich / 2,99€ monatlich (Business: 199,00€ / 19,99€) zu erwerben. Mit Erwerb der Windows-Desktop Lizenz wird automatisch Docutain Pro auf den mobilen EndgerĂ€ten freigeschaltet.

Klimaschutz

Wer Docutain nutzt, trÀgt auch zum Klimaschutz bei. Als Partner des Tree-Nation Aufforstungsprojekts hilft Docutain bei der Wiederbepflanzung unseres Planeten. Gescannte Dokumente bedeuten BÀume, die dem Tree-Nation Projekt zugutekommen.

Docutain - So unterstĂŒtzen wir mit Ihrer Hilfe den Klimaschutz

Zum Zeitpunkt dieses Artikels wurden durch Docutain bereits 14857 BĂ€ume dem Projekt beigesteuert! Wie viele BĂ€ume man selbst beigesteuert hat, kann man ĂŒber den MenĂŒpunkt „Klimaschutz“ in der App nachschauen.

Weitere Infos zum Docutain Klimaschutz findest du unter: docutain.de/Klimaschutz

Testergebnis

Bewertung
9.0
10
Fazit

Schlussfolgernd ist Docutain eine gelungene Dokumentenmanagement-App. Mit Docutain lassen sich Rechnungen, Belege, VertrÀge, Briefe, Visitenkarten und so ziemlich jedes andere Dokument scannen und verwalten.

Dokumente lassen sich im Handumdrehen digitalisieren. Der Scanvorgang ist selbsterklĂ€rend und in nur seltenen FĂ€llen muss der automatischen Nachbearbeitung unter die Arme gegriffen werden. Die Dokumentenverwaltung ist ĂŒbersichtlich aufgebaut, sodass nicht lange nach dem Wunschdokument gesucht werden muss. Finden statt Suchen ist hier das Stichwort.

Besonders erwĂ€hnenswert ist die ausschließlich lokale Speicherung der Daten, die sich zusĂ€tzlich mit einer VerschlĂŒsselung versehen lassen. Das sorgt fĂŒr mehr Sicherheit und rĂ€umt Datenschutzbedenken aus.

9.0
Unsere Bewertung
10
Nutzerbewertung
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