Connect with us

Hi, what are you looking for?

Docutain

Docutain App im Test – Dokumente scannen und verwalten

Testbericht erstellt von Timo am 20. November 2020

Egal ob Rechnungen, Lieferscheine, Rezepte oder andere Dokumente – mit „Docutain“ lassen sich Dokumente im Handumdrehen scannen und verwalten, sodass diese von überall aus griffbereit zur Verfügung stehen. Ich habe mir die Dokumentenmanagement-App der in Koblenz ansässigen INFOSOFT GmbH näher angesehen.

Twitter Facebook WhatsApp Buffer Pin It
9
Unsere Bewertung

Test: Docutain

Docutain Beste Scanner App 2019

Datenschutz und Sicherheit

Vor der Installation der App wollte ich wissen, wie Docutain mit den Daten umgeht und welche Zugriffsberechtigungen die Anwendung benötigt.

Docutain ist eine App „Made in Germany“ und stammt von der INFOSOFT Informations- und Dokumentationssysteme GmbH mit Sitz in Koblenz. Beim Umgang mit dem Daten gibt sich das Unternehmen transparent.

Sämtliche Daten werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät gespeichert und können zusätzlich durch den Anwender mit einer Verschlüsselung versehen werden. Die Verschlüsselung verhindert, dass Dritte die Dokumente im Klartext lesen können. Sollte man die verschlüsselten App-Daten in die Cloud laden, muss man keine Angst haben, dass Dritte mit Zugriff auf die Cloud auch Zugriff auf die Dokumente erhalten. Der Schlüssel, der für die Verschlüsselung genutzt wird, wird durch ein bei der Ersteinrichtung vom Benutzer eingetragenes Passwort generiert. Dieses Passwort sollte man sich gut merken, denn damit Docutain dem User maximale Sicherheit gewährleisten kann, wird das Passwort zu keiner Zeit bei Docutain gespeichert. Somit gibt es auch keine Möglichkeit, das Passwort bei Verlust wiederherzustellen.

Fehlerberichte und Statistiken zur App-Nutzung werden durch das Microsoft App Center gespeichert. Die Erhebung solcher Analysedaten ist üblich, jedoch sind diese anonymisiert und enthalten keinerlei persönliche Daten.

Die Zugriffsberechtigungen der App umfassen die Kamera, worüber der Dokumentenscan erfolgt, den Speicher, zum Speichern der gescannten Dokumente und den Internetzugriff, sofern man Daten in die Cloud übertragen möchte.

Einsatzzwecke und Funktionen

Einfacher und schneller Scan

Docutain verspricht mit jeder Art von Dokument zurecht zu kommen. Anwendungsbeispiele sind:

  • Digitalisierung von Rechnungen und Belegen
  • Verwaltung von Verträgen jeglicher Art
  • Scannen und Verwalten von Kochrezepten aus Zeitungen oder Screenshots
  • Zusammenfassung von Bedienungsanleitungen
  • Digitalisierung von Hausaufgaben und Arbeitsblättern

Für einen Testlauf habe ich mir also einen Ordner geschnappt und unterschiedliche Dokumenttypen gescannt.

Der erste Scan erfolgte überraschend schnell und einfach. Smartphone-Kamera über das Dokument halten, auf das grüne Overlay warten und den Rest erledigt Docutain. Im automatischen Modus löst die App bei perfekter Ausrichtung ohne Zutun des Anwenders aus. Im manuellen Modus muss der Nutzer – wie der Name schon sagt – selbst die Auslösetaste bedienen.

Ideale Lichtverhältnisse oder ein kontrastreicher Hintergrund sind keine Voraussetzung. Der Scan funktionierte in den meisten Fällen ohne Hindernisse. Sollte der Abstand zum Dokument nicht stimmen, weist die App den Nutzer darauf hin, die Kamera näher zum Dokument zu bewegen. Schärfen, Ausschneiden und Ausrichten erfolgt in der automatischen Nachbearbeitung. Natürlich ist es auch möglich eigene Bearbeitungen (Schneiden, Drehen, Filter) vorzunehmen.

Umfangreiche Verwaltung

Gescannte Dokumente lassen sich mit Metadaten (Bezeichnung, Datum, Schlagwörter, Adresse, Betrag, Steuerrelevanz) versehen und nach Dokumententypen (Rechnungen, Rezepte, Zeugnisse usw.) kategorisieren.

Ähnlich einem klassischen Ordner – nur eben digital – lassen sich sämtliche in Docutain gespeicherten Dokumente nach den mitgegebenen Metadaten dursuchen. Mit Hilfe von OCR (Texterkennung) ist es sogar möglich direkt im Textinhalt der Dokumente zu suchen. Zusätzlich können aus der App heraus Dokumente als durchsuchbares PDF oder als Bild (JPG) geteilt werden.

PDF und Cloud

Grundsätzlich speichert Docutain sämtliche Dokumente in einem Dateiformat, das sich ausschließlich mit Docutain öffnen lässt. Der Export in das Format PDF kann über die Einstellungen aktiviert werden, ist allerdings Nutzern der Pro-Version vorenthalten.

Ein praktisches Feature, um Docutain auch geräteübergreifend von überall aus nutzen zu können, ist die Cloud-Anbindung. Unterstützt werden folgende Cloud-Anbieter: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud und ownCloud.

iOS, Android und Windows

Docutain lässt sich auf so ziemlich jedem Endgerät installieren. Apple iOS und Android Nutzer können die App komplett kostenfrei im jeweiligen App-Store herunterladen. Auf Werbung verzichtet INFOSOFT erfreulicherweise. Ein Upgrade auf Docutain Pro ist als In-App Kauf möglich und kostet einmalig 4,99€. Docutain Pro bietet unter anderem einen Batch-Scan, eine Erinnerungsfunktion und die Möglichkeit, PDF Dateien zu importieren. Hier ein Überblick zu den Pro-Features:

Docutain Pro Funktionen

Neben der App gibt es Docutain auch als Windows Anwendung. Im Gegensatz zur App-Version ist die Desktop-Version im Rahmen einer 14-tägigen Testphase kostenfrei nutzbar. Im Anschluss an die Testphase ist es möglich Docutain Desktop für 24,99€ jährlich / 2,99€ monatlich (Business: 199,00€ / 19,99€) zu erwerben. Mit Erwerb der Windows-Desktop Lizenz wird automatisch Docutain Pro auf den mobilen Endgeräten freigeschaltet.

Klimaschutz

Wer Docutain nutzt, trägt auch zum Klimaschutz bei. Als Partner des Tree-Nation Aufforstungsprojekts hilft Docutain bei der Wiederbepflanzung unseres Planeten. Gescannte Dokumente bedeuten Bäume, die dem Tree-Nation Projekt zugutekommen.

Docutain - So unterstützen wir mit Ihrer Hilfe den Klimaschutz

Zum Zeitpunkt dieses Artikels wurden durch Docutain bereits 14857 Bäume dem Projekt beigesteuert! Wie viele Bäume man selbst beigesteuert hat, kann man über den Menüpunkt „Klimaschutz“ in der App nachschauen.

Weitere Infos zum Docutain Klimaschutz findest du unter: docutain.de/Klimaschutz

Fazit

Schlussfolgernd ist Docutain eine gelungene Dokumentenmanagement-App. Mit Docutain lassen sich Rechnungen, Belege, Verträge, Briefe, Visitenkarten und so ziemlich jedes andere Dokument scannen und verwalten.

Dokumente lassen sich im Handumdrehen digitalisieren. Der Scanvorgang ist selbsterklärend und in nur seltenen Fällen muss der automatischen Nachbearbeitung unter die Arme gegriffen werden. Die Dokumentenverwaltung ist übersichtlich aufgebaut, sodass nicht lange nach dem Wunschdokument gesucht werden muss. Finden statt Suchen ist hier das Stichwort.

Besonders erwähnenswert ist die ausschließlich lokale Speicherung der Daten, die sich zusätzlich mit einer Verschlüsselung versehen lassen. Das sorgt für mehr Sicherheit und räumt Datenschutzbedenken aus.

9
Unsere Bewertung
1 Comment

1 Comment

  1. Hartmut P.

    22. März 2021 at 20:38

    die App funktioniert auf dem Smartphone gut, unter Windows 10 eine echte Katastrophe, stürzt regelmäßig ab. Service dauert 3-5 Tage, ich habe das nun endgültig satt.

Leave a Reply

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Werbung

Banggood LOTMAXX Promo

Banggood Summer Promo